Digitale Rechnungen und E-Invoicing

Unter Einhaltung der GoBS und der GDPdU

Die elektronische Übermittlung von Rechnungen nimmt in der Praxis immer mehr zu. In etwa 80% der Fälle erfolgt die Übermittlung per E-Mail mit der „angehängten“ Rechnung als pdf-Datei. Die Finanzverwaltung lässt jedoch auch als Anhang ein offenes Dokument zu, z.B. ein Word.doc. Diese offenen Formate sind jedoch veränderbar, aber auch das pdf-Format. Die Finanzverwaltung verlangt vom Steuerpflichtigen jedoch den Nachweis der Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts, so dass spezielle Archivierungen erfolgen müssen, um dieses für die Aufbewahrungsdauer zu gewährleisten. Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird oftmals die „Original-Rechnung“ verlangt. Es ist zu klären, was bei einer elektronischen Rechnung das „Original“ ist. Es muss beim ersetzenden Scannen und auch im gesamten Rechnungswesen eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Für den Rechnungsempfänger eröffnen sich damit Möglichkeiten, die digitalen Rechnungen in einen effizienten Bearbeitungsprozess einzubetten.


Kernthemen: Rechtliche Rahmenbedingungen (HGB/Steuerrecht) | GoB und GoBS | Steuervereinfachungsgesetz 2011 | Das BMF Schreiben zu den GoBD (Inhalte und Auswirkungen) | Rechnungsübermittlungsverfahren (E-Mail Anhang und Download, EDI-Verfahren und ZUGFeRD-Rechnung) | E-Invoicing (ersetzendes vs. informatives Scannen) | Verfahren der Digitalisierung | Aufbewahrungspflichten | Verfahrensdokumentation des Scanprozesses

Zielgruppe: Das Seminar richtet sich an Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen (speziell Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung) und ebenfalls an Führungskräfte, die für die Einführung eines E-Invoicing-Systems im Unternehmen zuständig sind.

Im Seminar werden mögliche Übertragungsformate für digitale Rechnungen vorgestellt, deren Vor- und Nachteile erörtert. Weiterhin werden die Anforderungen der Finanzverwaltung und der handelsrechtlichen Regelungen an die Archivierung vorgestellt. Daneben die allgemeinen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs. Mögliche Prüfungsansätze der Finanzverwaltung schließen sich an, da digitale Unterlagen auch digital geprüft werden können/müssen. Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind vom Steuerpflichtigen einzuhalten.

Kernthemen: Rechtliche Rahmenbedingungen (HGB/Steuerrecht) | GoB und GoBS | Steuervereinfachungsgesetz 2011 | Das BMF Schreiben zu den GoBD (Inhalte und Auswirkungen) | Rechnungsübermittlungsverfahren (E-Mail Anhang und Download, EDI-Verfahren und ZUGFeRD-Rechnung) | E-Invoicing (ersetzendes vs. informatives Scannen) | Verfahren der Digitalisierung | Aufbewahrungspflichten | Verfahrensdokumentation des Scanprozesses

Dozent/-in: Dirk J. Lamprecht, Wirtschafts- und Unternehmensberater